Kemampuan Komunikasi Efektif

Pendahuluan

Banyak orang yang menganggap bahwa kemampuan komunikasi yang baik direpresentasikan dengan kemampuan untuk mengeluarkan banyak variasi kata. Anggapan ini jelas keliru karena kemampuan komunikasi tidak hanya dilihat dari hal tersebut.   Seseorang bisa saja menggunakan kata-kata yang sulit dari kamus, yang jarang digunakan kebanyakan orang namun tetap saja tidak menjamin orang tersebut merupakan seorang yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik [1].

Dalam kenyataannya kemampuan komunikasi yang baik menggunakan kata-kata yang sedikit namun efektif dalam menyampaikan pesan yang dimaksud. Komunikasi yang baik melibatkan banyak bentuk yang ada pada diri manusia. Sebagian dari bentuk tersebut merupakan  hal yang natural seperti penggunaan bahasa tubuh dan sebagian merupakan sesuatu yang dicapai berdasarkan pengalaman bertahun-tahun, seperti intonasi pengucapan kata saat berbicara.

Mengapa Kemampuan Komunikasi Diperlukan

Dalam sebuah survey yang baru-baru ini dilakukan, kemampuan komunikasi merupakan salah salah satu faktor penentu di dalam menentukan posisi manajer di sebuah perusahaan. Survey ini dilakukan oleh University of Pittsburgh’s Katz BusinessSchool pada perusahaan-perusahaan yang mempunyai pegawai lebih dari 50.000. Hasil survey menonjolkan bahwa kemampuan komunikasi yang termasuk di dalamnya kemampuan menulis dan kemampuan presentasi, dan juga kemampuan untuk bekerja sama dengan staf yang lainnya merupakan faktor kontribusi utama di dalam kesuksesan pekerjaan.

Walaupun kemampuan komunikasi telah menjadi sesuatu hal yang penting, kebanyakan orang masih kesulitan untuk mengkomunikasikan pikiran dan ide mereka secara efektif, baik secara verbal maupun format tertulis. Kelemahan ini menjadikan mereka sulit untuk berkompetisi secara efektif di dalam dunia kerja dan menjadi penghalang di dalam pengembangan karir mereka. Akibatnya banyak orang yang sudah bertahun-tahun bekerja namun karir mereka tidak pernah beranjak dari posisi awal mereka masuk pertama kali di perusahaan. Oleh karena itu memiliki kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif sangatlah penting jika kita ingin membangun karir yang sukses.

Komunikasi yang Efektif

Komunikasi yang efektif merupakan segala sesuatu yang berkaitan dengan bagaimana menyampaikan pesan kita kepada orang lain secara jelas dan tanpa ada ambigu. Ini juga menyangkut bagaimana menerima informasi yang dikirimkan oleh orang lain tanpa adanya gangguan kecil sedikit pun dalam proses penerimaan.  Jadi proses yang terjadi di dalam melakukan komunikasi yang efektif tidak hanya fokus kepada pihak yang memberikan informasi namun juga kepada pihak yang menerima informasi.

Suatu gangguan di dalam proses komunikasi bisa saja terjadi pada satu atau lebih titik tertentu. Ini bisa terjadi misalnya pada titik di pengirim pesan tidak bisa menyampaikan pesannya dengan baik. Atau bisa juga penerima pesan salah mengartikan pesan yang diterima olehnya. Jika hal ini tidak terdeteksi akan menimbulkan kesalahpahaman yang besar, usaha yang sia-sia dan kesempatan yang terlewatkan. Intinya suatu komunikasi bisa dikatakan berhasil hanya jika pihak pengirim pesan dan penerima pesan mengerti informasi yang sama sebagai hasil dari komunikasi.

Sebelum kita dapat menyampaikan pesan dengan baik, kita harus mengerti terlebih dahulu poin-poin penting di dalam penyampaian pesan.  Poin pertama yang paling penting adalah kita harus mengerti mengenai apa yang akan kita sampaikan. Ini merupakan hal yang paling penting karena suatu pesan akan sulit disampaikan jika si penyampai pesan tidak mengerti benar  mengenai apa yang disampaikannya. Poin yang kedua adalah kita harus mengetahui siapakah yang menjadi lawan bicara atau pendengar kita. Ini penting untuk bisa menyesuaikan cara kita menyampaikan pesan. Poin lainnya adalah kita harus mengerti kondisi dan situasi yang ada pada saat kita menyampaikan pesan seperti konteks kultural agar kita tidak terjebak di dalam kesalahan yang memalukan.

Tahapan di dalam Komunikasi

Seperti yang dijelaskan sebelumnya proses komunikasi tidak hanya melibatkan pihak penyampai pesan saja namun jika pihak penerima pesan. Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai tahapan-tahapan di dalam proses penyampaian informasi. Mengetahui masing-masing tahapan di dalam proses komunikasi sangat penting untuk bisa menghindari masalah pada tahapan tertentu [2].

Proses di dalam komunikasi dapat di lihat pada gambar 1 di bawah. Pada setiap tahapan bisa saja terjadi potensi kesalahpahaman atau ketidakjelasan. Untuk bisa membangun komunikasi yang efektif maka kita harus dapat meminimalisir frekuensi masalah pada setiap tahapan. Penjelasan masing-masing tahapan dapat dilihat pada poin-poin di bawah ini.

Gambar 1 Tahapan di dalam Proses Komunikasi

Source

Sebagai penyampai pesan, kita harus dapat menjelaskan dengan baik mengapa kita melakukan komunikasi dan apa yang ingin kita komunikasikan. Sangat penting agar kita percaya diri bahwa informasi yang akan kita sampaikan akan berguna dan akurat kepada pihak penerima informasi

Message

Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau dikomunikasikan

Encoding

Ini adalah proses mengirimkan informasi yang ingin kita komunikasikan ke dalam bentuk yang bisa dikirimkan dan bisa di-decode pada sisi penerima. Kesuksesan kita di dalam melakukan encoding sangat tergantung pada kemampun kita untuk menyampaikan informasi secara jelas dan sederhana dan tidak lupa juga pada kemampuan kita untuk mengantisipasi dan menghilangkan sumber-sumber kesalahpahaman. Sebagai contoh dari sumber kesalahpahaman adalah masalah kultural, asumsi yang salah dan informasi yang hilang. Salah satu bagian yang penting pada proses ini adalah bagaimana kita mengetahui siapa yang akan mendengarkan informasi yang akan kita sampaikan.

Channel

Pesan akan disampaikan melalui channel. Contoh dari channel adalah verbal channel dan written channel. Contoh verbal channeltermasuk di dalamnya adalah pertemuan secara langsung, percakapan telepon dan videoconferencingWritten channel contohnya adalah surat, email, memo dan laporan. Masing-masing channel mempunyai keunggulan dan kelemahannya. Sebagai contoh, akan sangat tidak efektif jika kita memberikan arahan yang panjang secara verbal dan kita akan mendapatkan masalah jika kita memberikan masukkan yang negatif kepada seseorang melalui email.

Decoding

Sama seperti encoding, proses decoding juga memerlukan sebuah kemampuan yang baik dari penerima pesan. Contoh dari decoding adalah penerima pesan membaca pesan dengan seksama atau mendengarkan sesuatu dengan baik. Sama halnya sebuah kesalahpahaman bisa terjadi ketika adanya proses encoding yang gagal pada proses decoding hal ini juga bisa terjadi. Hal ini terutama jika pihak yang melakukan decoding tidak mempunyai pengetahuan yang cukup untuk mengerti pesan yang disampaikan.

Receiver

Pada akhirnya sebuah pesan akan sampai kepihak penerima. Disini kita bisa melihat reaksi dari pihak penerima ketika dia memproses informasi yang kita sampaikan. Harus kita ingat juga bahwa pihak penerima pasti mempunyai pengetahuan dan perasaan yang mempengaruhi pengertian mereka terhadap informasi yang kita sampaikan. Faktor ini harus kita masukkan juga ketika menyampaikan pesan kepada mereka.

Feedback

Pihak penerima pesan akan memberikan kita masukkan sebagai reaksi verbal atau non verbal dari pesan yang kita sampaikan. Kita harus memperhatikan secara seksama masukkan ini, karena ini adalah satu hal yang bisa memberikan kita keyakinan bahwa penerima pesan sudah dapat mengerti pesan kita dengan baik. Jika kita merasa bahwa ada kesalahpahaman dari pihak penerima pesan maka setidaknya kita mempunyai kesempatan untuk mengkomunikasikan kembali pesan yang ingin kita sampaikan untuk kedua kalinya.

Context

Context merupakan situasi dimana pesan kita disampaikan. Ini bisa saja menyangkut lingkungan sekitar kita atau kebudayaan secara lebih luar seperti budaya perusahaan, budaya internasional dan sebagainya.

Pentingnya Menghilangkan Penghalang Komunikasi

Setelah kita mengetahui tahapan-tahapan yang terjadi di dalam proses komunikasi maka langkah selanjutnya adalah kita harus mengetahui halangan-halangan yang bisa terjadi di dalam setiap tahapan. Ini penting untuk bisa mendapatkan tujuan kita di dalam komunikasi yaitu pesan yang disampaikan bisa dimengerti dengan baik oleh pihak penerima pesan.

Hal yang paling penting kita harus melihat pesan yang ingin disampaikan. Jika pesan yang ingin kita sampaikan terlalu panjang, tidak teroganisir dan mengandung error maka kita bisa mengetahui dengan pasti bahwa pesan tersebut tidak akan dapat dimengerti dan bisa terjadi misinterpretasi di sisi penerima pesan. Penggunaan gaya bicara dan bahasa tubuh yang salah juga bisa membuat penerima pesan menjadi bingung.

Penghalang di dalam konteks cenderung membuat pihak penyampai pesan untuk membatasi menyampaikan informasi yang banyak dalam waktu yang cepat. Setelah kita mempelajari tahapan-tahapan dalam komunikasi maka kita harus dapat mempelajari dan mengerti budaya dari penerima pesan untuk meyakinkan kita bahwa pesan dapat disampaikan kepada orang dari latar belakang dan budaya yang berbeda.

Sembilan Kiat Melatih Komunikasi Efektif

Seperti yang sudah dipaparkan sebelumnya, salah satu faktor kesuksesan karir seseorang adalah bagaimana kemampuan seseorang bisa menyampaikan komunikasi secara efektif. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif maka kita harus bisa mengerti dan dimengerti. Berikut ini adalah kiat-kiat untuk melatih hal tersebut. Kiat di bawah ini cocok diaplikasikan oleh seorang pemimpin atau manajer di sebuah perusahaan [3].

1. Bertanya lebih banyak, buat pernyataan lebih sedikit

Apa yang terjadi ketika kita memberikan pertanyaan kepada seseorang? Ini akan menyebabkan orang yang kita berikan pertanyaan menjadi berfikir untuk menjawab baik secara verbal atau hanya di dalam pikiran mereka. Karena memberikan suatu pertanyaan akan mendorong seseorang untuk berfikir maka kunci untuk mempengaruhi seseorang untuk menuju kearah perubahan yang positif adalah memberikan pertanyaan yang cerdas.

2. Jadilah lebih spesifik

Ketidakjelasan adalah sesuatu yang buruk. Beberapa orang tidak cukup jelas di dalam pikiran dan bahasa. Mereka mempunyai pikiran yang tidak terstruktur sehingga mereka menjadi tidak yakin dan tidak tegas. Untuk menjauhkan hal ini maka seseorang harus dapat melatih dirinya untuk lebih sensitif terhadap bahasa yang mereka gunakan dan harus mencoba untuk lebih jelas.

Untuk melatihnya kita bisa melakukan langkah-langkah sebagai berikut:

-        Kurangi ide menjadi suatu nilai angka tertentu. Contohnya, dari pada kita mengatakan “Kita memerlukan komunikasi yang lebih baik disini” maka kita bisa mengatakannya dengan “Kita perlu mengadakan pembicaraan selama 20 menit setiap harinya untuk berdiskusi mengenai apa yang menjadi 5 prioritas utama kita”.

-        Tanyalah untuk segala sesuatu yang lebih spesifik dari pada general. Contohnya, dari pada kita mengatakan “Seseorang harus dapat melakukan sesuatu mengenai hal ini” lebih baik kita mengatakan “Saya akan bertanya kepada John mengenai apa yang akan dia lakukan terhadap Mike”.

-        Klarifikasikan ide yang masih abstrak dengan mereferensikan contoh yang lebih konkrit. Contohnya, dari pada kita mengatakan “Kita memerlukan kepemimpinan yang lebih baik disini” lebih baik kita mengatakan “Kita memerlukan seseorang pemimpin yang bisa menginspirasi seperti Churchil, atau Martin Luther King atau Gandhi!”.

3. Gunakan bahasa affirmative, jangan negated

Bahasa affirmativeadalah berbicara dan berfikir mengenai apa yang kita mau, akan lakukan dan percaya. Sementara bahasa negated adalah berbicara dan berfikir mengenai apa yang kita tidak inginkan, tidak akan lakukan dan tidak percaya. Banyak orang yang terlalu fokus kepada pikiran mereka pada hal-hal yang bersifat masalah dan penyebabnya. Hal ini menyebabkan mereka menjadi terjebak di dalam perilaku mental negation. Namun perfikir secara terus menerus mengenai apa yang mereka tidak inginkan tidaklah cukup. Kita harus bisa fokuskan pikiran kepada apa yang kita inginkan.

4. Berfikir secara objektif

Berfikir secara objektif adalah sebuah tindakan menerima fakta tanpa adanya distorsi dari keinginan, tingkah laku, hasrat atau praduga. Untuk melakukan hal ini kita harus dapat membedakan antara fakta dan fantasi, fakta dan ketakutan, objektif dan subjektif. Kebanyakan orang bingung dengan keberanian mereka apakah merupakan sebuah opini atau kebenaran. Jika kita tidak bisa menentukan hal ini maka ada baiknya kita berkonsultasi dengan pihak ketiga.

5. Fokus kepada masa depan bukan masa lalu

Ketika kita berbicara dengan orang lain harus cenderung harapan yang ingin dilakukan di masa depan bukan berbicara mengenai kejayaan masa lampau. Masa depan merupakan hal yang masih bisa diubah.

6. Gunakan konsekuensi yang menyenangkan dan menyakitkan

Kebanyakan orang melakukan sesuatu berdasarkan satu atau dua alasan tertentu. Biasanya untuk mendapatkan hasil yang memuaskan atau untuk menghindari kenyataan yang menyakitkan. Namun permasalahannya banyak orang yang tidak sadar ada hal-hal lain yang terkait. Mereka bisa saja mengkaitkan kesenangan dan kepahitan dengan sesuatu yang salah. Contohnya adalah jika kita disuruh menyebutkan nama makanan yang menurut kita sangat enak dalam kenyataannya bisa saja makanan tersebut sesungguhnya tidak baik untuk kita makan.

7. Bedakan antara konsekuensi jangka panjang dan pendek

Saat ini kita hidup di dalam masyarakat yang menginginkan segala sesuatunya lebih cepat. Hal ini berujung kepada kita cenderung ingin mendapatkan kesuksesan secara instan. Oleh karena itu keputusan yang bijak harus didasarkan tidak hanya kepada hasil jangka pendek namun juga hasil jangka panjang.

8. Petakan ide di atas kertas

Ketika kita mendengarkan kepada seseorang, kita tidak bisa mengingat semuanya kecuali kita membuat catatan. Dan salah satu cara terbaik untuk membuat catatan adalah dengan mempelajari teknik mind mapping. Ketika kita memetakan pikiran kita berdasarkan apa yang kita dengar dari orang lain, ini akan meng-improve pendengaran, menstumulasi pertanyaan berikutnya dan membuktikan kepada pembicara bahwa kita serius mendengarkannya.

9. Lindungi imej seseorang

Imej seseorang adalah ide yang dimiliki oleh seseorang atau mengenai dirinya. Orang cenderung untuk bertindak berdasarkan imej yang dimilikinya. Jika seseorang mempunyai ijem yang buruk maka mereka cenderung untuk menjadi tidak produktif. Orang yang mempunyai imej yang baik cenderung lebih produktif. Jadi carilah yang terbaik dalam seseorang dan selalu bekerja untuk membangun imej yang baik.

Area Perbaikan Komunikasi Bagi Praktisi TI di Dalam Organisasi

Masalah utama yang terjadi di dalam dunia TI adalah kebanyakan orang TI tidak mempunyai kemampuan komunikasi yang baik. Hal ini yang menyebabkan kebanyakan orang TI sulit bekerja sama dengan orang bisnis. Berikut ini adalah beberapa kemampuan yang harus diperbaiki dan dimiliki oleh praktisi TI di dalam suatu organisasi untuk bisa memperbaiki kemampuan komunikasi mereka [4].

Audience profile

Sangatlah penting untuk mengetahui sejarah dari Departemen TI dengan user mereka. Mereka mungkin saja antusias terhadap suatu initisiatif proyek TI atau mereka bisa saja sangsi karena apa yang mereka rasakan di masa lalu. Ekspektasi dari klien kita menggambarkan bagaimana akan masuk ke dalam suatu situasi tertentu.

Listening

Asumsi yang salah bisa menjadi kutukan bagi pendengar dan pembicara. Oleh karena itu ketika kita berbicara kepada user mengenai suatu proyek kita harus bisa menjabarkannya secara lebih detail. Contohnya ketika klien meminta agar sistem berjalan dalam waktu 2 minggu. Apakah ini berarti termasuk waktu testing dan production. Atau sampai proses piloting atau User Acceptance Test.

Empathy

Kita tidak harus selalu setuju dengan semua orang tetapi kita harus dapat mengerti mengapa seseorang melakukan atau berfikir hal yang berbeda dengan apa yang kita lakukan atau pikirkan. Kebanyakan dari orang TI tidak mau mendengarkan pendapat orang lain dan selalu menganggap mereka yang paling benar. Oleh karena itu kita bisa mendemostrasikan empati dengan cara mengulangkan apa yang telah dikatakan oleh orang lain sebelum kita menambahkan ide yang ingin kita utarakan.

Diplomacy

Kadang-kadang kita harus menerima bahwa klien kita memang salah. Tetapi jika kita mengkonfrontasi mereka maka tidak akan ada titik temu. Oleh karena itu kita harus belajar bagaimana melakukan diplomasi kepada klien. Hal ini juga akan membantu menyelamatkan muka klien di depan orang banyak. Salah satu contohnya adalah dengan mengatakan hal berikut ini “Poin yang anda kemukakan sangatlah bagus, tapi jika anda melihat dari arah yang lain..”.

Avoiding emotional hooks

Sekarang apakah yang bisa kita lakukan jika ternyata orang yang kita hadapi tidaklah diplomatik dan menolak untuk menvalidasi masalah yang ada pada sisi kita? Jika kita menghadapi hal ini maka kita harus mundur sejenak dan jangan mengambil hati perkataan orang tersebut.

Educating without arrogance

Sebuah kesalahan yang awam bagi praktisi TI adalah persepsi bahwa orang lain mempunyai pengetahuan yang sama dengan mereka. Hal ini bisa menyebabkan sikap yang arogan yang muncul kepada orang yang tidak mempunyai pengetahuan yang sama dengan praktisi TI tersebut. Oleh karena itu sebagai praktisi TI kita harus menyadari bahwa masing-masing orang mempunyai area ekspertisnya masing-masing. Oleh karena itu mereka harus mencari cara bagaimana bisa memberitahukan kepada orang non TI dengan cara yang bisa dimengerti.

Rapport building

Sebagai orang TI kita harus dapat menjaga hubunga yang baik dengan pegawai dari divisi lain di dalam organisasi. Hal ini penting untuk menjaga segala kesempatan baik yang bisa saja datang di masa depan.

Kesimpulan

Kemampuan komunikasi yang efektif merupakan salah satu faktor kesuksesan di dalam karir seseorang di sebuah perusahaan. Hal ini berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh University of Pittsburgh’s Katz BusinessSchool. Hasil penelitian mengatakan bahwa kemampuan komunikasi yang termasuk di dalamnya kemampuan menulis, kemampuan presentasi, dan juga kemampuan untuk bekerja sama dengan staf yang lainnya merupakan faktor kontribusi utama di dalam kesuksesan pekerjaan.

Komunikasi yang sukses tidak hanya melibatkan pihak pemberi pesan tetapi juga pihak penerima pesan. Sebelum dapat melakukan komunikasi yang efektif maka kita harus mengetahui tahapan-tahapan di dalam penyampain suatu informasi. Proses penyampaian informasi terdiri dari komponen pesan, source, encoding, channel, decoding, recevier, feedback dan context.  Untuk dapat menyampaikan komunikasi yang efektif maka seseorang harus dapat menghilangkan hambatan yang bisa terjadi pada tahapan-tahapan proses komunikasi.

Kemampuan komunikasi yang efektif tidak bisa didapat begitu saja. Untuk dapat melatih kemampuan komunikasi, seseorang dapat mengikuti beberapa kiat-kiat yang bisa membantu mereka untuk menyampaikan komunikasi yang efektif. Ada sembilan kiat yang bisa dilakukan oleh seseorang untuk melatih kemampuan komunikasi mereka yaitu: bertanya lebih banyak dan buat pernyataan lebih sedikit; jadilah lebih spesifik; gunakan bahasa affirmative, jangan negated; berfikir secara objektif; fokus kepada masa depan bukan masa lalu; gunakan konsekuensi yang menyenangkan dan menyakitkan; bedakan antara konsekuensi jangka panjang dan pendek; petakan ide di atas kertas; lindungi imej seseorang.

Daftar Pustaka
[1] “Communication Skills to Build Confidence,”http://www.communication-skills-4confidence.com. [Online] Available: http://www.communication-skills-4confidence.com [Accessed: Dec. 5, 2010].

[2] “Introduction to Communication Skills,”http://www.mindtools.com. [Online] Available:http://www.mindtools.com/CommSkll/CommunicationIntro.htm%5BAccessed: Dec. 5, 2010].

[3] “Communication skills for the Leader and Manager,”http://www.squidoo.com [Online] Available:http://www.squidoo.com/Management-Communication-skills%5BAccessed: Dec. 5, 2010].

[4] “The 7 most important communication skills an IT leader should have,“ http://blogs.techrepublic.com [Online] Available:http://blogs.techrepublic.com.com/tech-manager/?p=622 [Accessed: Dec. 5, 2010].

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.